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生成 AI に業務の文を貼る前に — 個人情報の扱いと、名前や番号の伏せ方

先に結論

依頼者からの相談のメモ、取引先へのメールの下書き、書類から写した文。文章を整えたり要約したりするのに、生成 AI のチャットへ貼り付けたくなる場面があります。そこに氏名や住所、電話番号が入っているとき、そのまま貼ってよいのかが問題になります。

個人情報保護委員会は、2023 年 6 月 2 日に「生成 AI サービスの利用に関する注意喚起等」を出しています。事業者向けの要点は 2 つです。

  • 利用目的の範囲か：個人情報を含むプロンプト（AI への指示や質問の文）を入力するなら、その個人情報の利用目的を達成するのに必要な範囲かを十分に確認する
  • 機械学習に使われないか：本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力するなら、サービスを提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確認する

そのうえで、実務でできることは 3 つです。学習に使われない設定やプランを選ぶ、答えを作るのに要らない個人情報は貼る前に外す、外せないものは「【氏名1】」のような札に置き換え、答えが返ってから手元で戻す。この記事では、注意喚起の言葉を確かめながら、この 3 つを順に整理します。

なお、自分の事務で入力してよいかどうかは、事業者の利用目的や契約によって変わります。個別の判断は、社内の担当部署や個人情報保護委員会のガイドライン、専門家に確認してください。

個人情報保護委員会の注意喚起に書いてあること

個人情報取扱事業者における注意点

注意喚起は、事業者・行政機関・一般の利用者の 3 つに分けて書かれています。事業者向けの 1 つ目は、次のとおりです。

「個人情報取扱事業者が生成 AI サービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合には、特定された当該個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認すること。」

2 つ目は、入力したデータが答えを返す以外の目的に使われる場合についてです。

「個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ることなく生成 AI サービスに個人データを含むプロンプトを入力し、当該個人データが当該プロンプトに対する応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、当該個人情報取扱事業者は個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性がある。」

そのため、このような入力をするなら「当該生成 AI サービスを提供する事業者が、当該個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること。」と続けています。

行政機関等と、一般の利用者

行政機関等についても同じ形の注意点があり、1 つ目は「必要な範囲内」ではなく「特定された当該個人情報の利用目的のための必要最小限の利用又は提供であることを十分に確認すること。」と書かれています。

一般の利用者に向けては、入力された個人情報が機械学習に使われることがあり、正確または不正確な内容で出力されるリスクがあること、答えに不正確な内容が含まれることがあることを挙げ、「生成 AI サービスを提供する事業者の利用規約やプライバシーポリシー等を十分に確認し、入力する情報の内容等を踏まえ、生成 AI サービスの利用について適切に判断すること。」としています。

この注意喚起は今も載っている。法改正の動きもある

この注意喚起は、2026 年 10 月 7 日の時点でも、個人情報保護委員会のウェブサイトの「注意情報」の一覧に載っています。一方で、2026 年 7 月 17 日に「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」が公布されました。委員会のページは、円滑な施行に向けて政令・規則・ガイドライン等の検討を続けるとしており、施行期日は原則として公布の日から 2 年を超えない範囲内とされています。これからガイドライン等が整備されていくので、生成 AI を業務に使うときは、委員会のページで最新の案内を確かめてください。

貼る前に、使うサービスの側で確かめること

入力が学習に使われるか

注意喚起が事業者に求めているのは、入力したデータを機械学習に使わないこと「等」を十分に確認することです。入力をどう扱うかは、サービスごとの利用規約やプライバシーポリシーに書かれています（注意喚起も、一般の利用者に向けてこれらを十分に確認するよう書いています）。業務で使うなら、入力した内容が学習に使われない法人向けのプランを選ぶことをおすすめします。どの扱いになっているかは、各サービスの利用規約・プライバシーポリシーと、自社の契約の内容で確かめてください（確かめた日付を残しておくと、後で見直すときに役立ちます）。

データがどこに保存され、どの国の法令が適用されるか

個人情報保護委員会の事務局は、2025 年 2 月に、海外の事業者が提供を始めた生成 AI サービスについて、「日本国内でサービス提供体制が構築されている他のサービスとは異なり、留意すべき点があります」として、取得したデータを保存するサーバの所在国と、そのデータに適用される法令を情報提供しています。新しいサービスを業務に入れるときは、学習の扱いだけでなく、データの保存先と適用される法令も規約で確かめておくと安心です。

社内の決まり

使ってよいサービスや、入力してよい情報の範囲を社内で決めているなら、その決まりを先に確かめます。決まりが無ければ担当部署に相談してください。

貼る文から外すもの・置き換えるもの

答えを作るのに要らないものは、最初から貼らない

注意喚起の 1 つ目は「利用目的を達成するために必要な範囲内」かの確認でした。文章を整える、要約する、言い回しを考える、といった用途なら、AI が答えを作るのに実在の氏名や住所そのものが要らないこともあります。要らないものは、貼る前に文から外すのがいちばん確実です。

外しても意味が通らないものは、札に置き換える

「誰が誰に何を言ったか」が分からないと答えが作れない場合は、名前を消すと文が読めなくなります。そういうときは、名前を「【氏名1】」「【氏名2】」のような札に置き換えます。目安として、次のようなものが置き換えの対象になります。

  • 氏名（姓だけ・名だけ・「〇〇さん」の呼び方、フリガナやローマ字の書き方も）
  • 住所・電話番号・メールアドレス
  • 生年月日、口座番号、各種の番号（会員番号・保険証の記号番号・マイナンバーなど）
  • 会社名・事務所名・学校名など、相手の所属が分かる語

名前を消しても、勤め先と役職と出来事を組み合わせると誰のことか分かってしまう文もあります。どこまで伏せるかは、文の中身と使い道によって変わります。迷うときは担当部署に確認してください。

ファイルを読み込ませるときは、中の文字も渡る

PDF や画像をそのまま読み込ませるときは、目に見える部分だけでなく、ファイルの中に入っている文字も渡ります。黒い四角を重ねただけの PDF は、文字の層がある PDF なら下の文字がファイルの中に残っています。見えないから大丈夫、とは言えません。渡す前に 剥がしテスト（無料）で、黒い四角の下に文字が残っていないかを確かめられます。スクリーンショットを貼るときの注意は スクリーンショットや写真の個人情報を消す にまとめています。

名前や番号を札に置き換えるやり方と、その限界

同じ人には同じ札を使う

札に置き換えるときは、同じ人・同じ値には毎回同じ札を使います。たとえば架空の例で、次のように置き換えます。

依頼者 山田太郎様（東京都千代田区丸の内1-2-3）から相談。山田さんの電話は 03-1234-5678。
→ 依頼者 【氏名1】様（【住所1】）から相談。【氏名1】さんの電話は 【電話1】。

「山田太郎様」と「山田さん」が同じ札になっていれば、文の中で同じ人の話だと読み取れます。同じ人に別々の札を付けると、2 人の話に見えてしまいます。

対応表は手元だけに置き、答えの札を戻す

どの札が誰かの対応表は、AI に貼らずに手元に置きます。AI の答えに出てきた「【氏名1】」を元の名前に戻せば、そのまま使える文になります。対応表そのものが個人情報なので、共有のフォルダやチャットに置きっぱなしにしないようにしてください。

限界：置き換え漏れは起きる

手で置き換えると、長い文ほど漏れが起きます。よくあるのは次のようなものです。

  • フルネームは置き換えたが、文の後ろの「山田さん」や「ヤマダ」を見落とした
  • 本文は置き換えたが、署名やメールの引用部分に名前が残っていた
  • 番号のハイフンや空白の有無が違い、検索で見つからなかった

道具を使って自動で置き換える場合も、見落としはありえます。貼る前に、置き換えた後の文を自分の目で最後まで読むことが、どのやり方でも欠かせません。

答えを使うときの注意

注意喚起は、答えの側のリスクにも触れています。答えの文章は「確率的な相関関係に基づいて生成される」ため、不正確な内容が含まれるリスクがある、というものです。札を戻した後の文に、元の文に無かった事実や、入れ替わった名前が入っていないかを確かめてから使ってください。

AI が札を書き換えることもあります。「【氏名1】」が「【氏名１】」や「[氏名1]」になっていたり、元の文に無い「【氏名3】」が出てきたりします。戻すときは、対応表に無い札が残っていないかも見てください。

答えを相手に送る前には、宛先と添付の中身をもう一度確かめます。メールで送る前の確認は PDF をメールで送る前の最後の確認 にまとめています。

Fuseji の小窓で伏せる場合と、手順のまとめ

Fuseji で伏せる場合

Fuseji（伏字）は、PDF の個人情報を墨消しするアプリですが、生成 AI に貼る前の文を伏せる小窓も入っています。設定で ON にし、貼りたい文をコピーして ⌘⇧Y（Windows は Ctrl+Shift+Y）を押すと、パソコンの中だけで個人情報を札（【氏名1】など）に置き換えた文が出ます。確かめて Enter を押すと、伏せた文がクリップボードに入ります。AI の答えをコピーして同じキーを押すと、札を元の語に戻せます。渡すのはクリップボードだけで、送り先は増えません。

札と元の語の対応表は、パソコンのメモリの中だけに置き、ディスクには書きません。アプリを終えると消えるので、戻すのはアプリを終える前に行ってください。伏せた後の点検で伏せきれていない語が見つかったときは、その語を伏せるまでコピーできません。それでも、伏せ漏れが無いかを最後に確かめるのは使う人ご自身です。無料版は 1 回 2,000 字まで伏せられ、戻すのは字数の制限なく使えます。使い方は ヘルプの「生成 AI に渡す前に伏せる（小窓）」 に、価格は 価格 にあります。

手順のまとめ

  1. 社内の決まりを確かめる：使ってよいサービスと、入力してよい情報の範囲
  2. サービスの扱いを確かめる：入力が学習に使われないか、データの保存先と適用される法令。業務では学習に使われない法人向けのプランを選ぶ
  3. 要らない個人情報は外す：答えを作るのに要らない氏名・住所・番号は最初から貼らない
  4. 外せないものは札に置き換える：同じ人には同じ札。対応表は手元だけに置く
  5. 貼る前に読み直す：姓だけ・読み・署名・引用に名前が残っていないか
  6. ファイルを渡すなら中身も確かめる：黒い四角の下に文字が残っていないか
  7. 答えを確かめてから使う：不正確な内容・書き換わった札が無いか

このページは、参考に挙げた個人情報保護委員会の資料の要点を整理したものです。自社の事務で生成 AI に個人情報を入力してよいか、どのサービスを使うかは、個人情報保護委員会のガイドラインや社内の担当部署、専門家に確認してください。

参考