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採用の応募書類を社内で回す前に — 職業安定法と厚労省の指針から考える、見せる範囲と伏せる欄

先に結論

履歴書・職務経歴書などの応募書類は、人事の担当者だけでなく、面接官や配属先の部署にも回ることがあります。このページは、応募書類を社内で回すときの個人情報の扱いを、職業安定法と厚生労働省の資料の言葉で整理します。

  • 使ってよいのは目的の範囲の中だけ：職業安定法第 5 条の 5 は、労働者の募集を行う者などに、求職者の個人情報を「当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。」と定めています
  • 権限のない人に見せない措置が要る：厚労省の指針は、「正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置」を講ずるよう求めています
  • 本籍地などは「秘密」に当たりうる：厚労省の募集・求人業務取扱要領は、本籍地・出身地・借入金額などを秘密に当たりうる例に挙げ、正当な理由なく他人に知られないよう厳重に管理するよう書いています
  • 「この欄を消して回せ」とは書かれていない：どの資料も、応募書類のどの欄を伏せるかを指定していません。伏せた写しを回すのは、上の決まりを守るために会社が選べる方法の一つです

つまり、決まっているのは、目的の範囲で使うこと、見る権限のない人に見せないこと、要らなくなったら破棄・削除することです。何を誰に見せるかは、会社が自分で決めて説明できるようにしておくことになります。個別の扱いに迷うときは、都道府県労働局や、個人情報保護委員会のガイドライン、専門家に確認してください。

本人確認書類の写しの保管全般は 本人確認書類の写しを受け取る事業者の方へ にまとめています。

法律と指針が求めること：目的の範囲で使い、権限のない人に見せない

職業安定法第 5 条の 5：自社で募集する会社も対象

職業安定法第 5 条の 5 は「求職者等の個人情報の取扱い」の条文です。対象には職業紹介事業者のほか、「求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者」が入っています。厚労省の「公正な採用選考の基本」のページも、注として「これらの法令中の『公共職業安定所等』『職業紹介事業者等』には、『労働者の募集を行う者』も含まれます。」と書いています。自社で求人を出して応募を受け付ける会社も、この条文の対象です。

第 1 項は、業務の目的の達成に必要な範囲で目的を明らかにして集め、「当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。」と定めています（本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は除かれます）。第 2 項は、「公共職業安定所等は、求職者等の個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない。」です。

指針：適正な管理の 4 つの措置

この条文の中身を定めているのが、厚労省の指針（平成 11 年労働省告示第 141 号）の第 5 です。第 5 の 2 は、保管・使用する個人情報について、次の措置を講ずるとともに、求職者等から求められたら措置の内容を説明しなければならないとしています。

  1. 個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置
  2. 個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するための措置
  3. 正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置
  4. 収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置

応募書類を社内で回す場面に直接かかわるのは 3 つ目です。回す相手が増えるほど、その人たちが「正当な権限」を持つ人かどうかを決めておく必要が出てきます。

「秘密」に当たる情報は厳重に管理する

指針の第 5 の 2 の (2) は、求職者等の秘密に当たる個人情報を知り得た場合には、「当該個人情報が正当な理由なく他人に知られることのないよう、厳重な管理を行わなければならないこと。」としています。

何が「秘密」かについて、厚労省の募集・求人業務取扱要領（令和 7 年 6 月）はこう書いています。「具体的には、本籍地、出身地、支持・加入政党、政治運動歴、借入金額、保証人となっている事実等が秘密に当たりうる。」

個人情報保護法の安全管理措置

指針の第 5 の 3 は、個人情報保護法の個人情報取扱事業者に当たる場合には、同法の義務も守るよう書いています。同法第 23 条は、取り扱う個人データについて「漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。」と定めています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、技術的安全管理措置として「担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行わなければならない。」と書いています。応募者の情報がどこまで個人データに当たるかなどの個別の判断は、ガイドラインや専門家に確認してください。

そもそも応募書類で把握しない事項

指針が「収集してはならない」とする事項

社内で回す前の段階として、そもそも集めない情報があります。指針の第 5 の 1 の (2) は、次の個人情報を収集してはならないとしています（特別な職業上の必要性があるなど、業務の目的の達成に必要不可欠で、収集目的を示して本人から集める場合を除きます）。

  • 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
  • 思想及び信条
  • 労働組合への加入状況

募集・求人業務取扱要領は、1 つ目に当たる例として「家族の職業、収入、本人の資産等の情報」を挙げています（税金・社会保険の取扱いなど労務管理を適切に行うために必要なものを除きます）。

「公正な採用選考」の考え方

厚労省の「公正な採用選考の基本」は、「応募者の適性・能力に関係のない事項について、応募用紙に記入させたり、面接で質問することなどによって把握しないようにすることが重要です。」と書いています。理由は、「これらの事項は採用基準としないつもりでも、把握すれば結果としてどうしても採否決定に影響を与えることになってしまい、就職差別につながるおそれがあります。」だからです。

同じページは、把握すると就職差別につながるおそれのある事項として、本籍・出生地、家族（職業・続柄・健康・病歴・地位・学歴・収入・資産など）、住宅状況、生活環境・家庭環境などを挙げています。本籍については、「『戸籍謄(抄)本』や本籍が記載された『住民票(写し)』を提出させることはこれに該当します」と注を付けています。

履歴書の様式例

「公正な採用選考の基本」は、新規学卒者以外の応募者には「厚生労働省履歴書様式例」を用いるよう書いています。この様式例を作ったときの資料（令和 3 年 4 月）は、JIS 規格の様式例との違いとして、性別欄を「『男・女』の選択ではなく任意記載欄に変更。」したこと、「配偶者」「扶養家族数」「配偶者の扶養義務」「通勤時間」の各欄を設けないことを挙げています。

書かれて届いてしまったときは

求めていなくても、古い様式の履歴書や、本籍の載った書類が届くことはあります。そうした書類の扱いを、ここまでの資料は具体的に書いていません。ただ、それをそのまま面接官や配属先に回せば、選考に使わない情報を見る人が増えます。回す写しからその部分を外すか、どう扱うかは、担当部署で決め、迷ったら都道府県労働局に確認してください。

回す相手ごとに、見せる範囲を決める

原文が決めていないこと

指針も要領も、どの欄を誰に見せるかの決まりは示していません。誰にどこまで見せるかは、会社が決めることです。

決め方の例

たとえば、次のような分け方が考えられます。これは一つの例で、この分け方を求めた資料はありません。

  • 人事の担当者：連絡・日程調整・手続きのために、住所・電話番号・メールアドレスを含めて原本を扱う
  • 面接官：職歴・資格・志望の動機など、適性と能力を見るための欄を中心に見る
  • 配属先の部署・役員：選考の段階に応じて、必要な欄だけを見る

募集・求人業務取扱要領は、利用目的の示し方について「漠然と『採用のために使用します。』と示すだけでは足りず」と書き、「面接の日程に関する連絡に使用します。」のような示し方を例に挙げています。社内で誰が何に使うかを先に決めておくと、応募者に示す目的とも揃えやすくなります。

写しで回すか、見られる人を絞るか

見せる範囲を絞る方法は、伏せた写しだけではありません。個人情報保護委員会のガイドラインは、手法の例として、アクセス権によって情報システムを使える従業者を限定することなどを挙げています。伏せた写しは、メールや印刷で回す場面など、見られる人を仕組みで絞りにくいときに使える方法です。

伏せた写しを作るときの失敗と、使い終わったあと

見た目だけ隠れて、中に残る

紙の写しをペンで塗ると、塗りが薄くて下の文字が透けることがあります。PDF で回すときに、注釈や図形で黒い四角を重ねただけだと、文字の層がある PDF なら下の文字がファイルの中に残っています。文字を選んでコピーしたり、検索したりすると、隠したはずの住所や電話番号が出てきます。PDF で伏せるなら、下の文字ごと消す（焼き込み）方式を使います。

やり方は PDF を黒塗り（墨消し）する正しい方法 に、失敗の型は 黒塗りが「見える」「剥がせる」原因と、渡す前の確かめ方 にまとめています。回す前の PDF は 剥がしテスト（無料）で、黒い四角の下に文字が残っていないかを調べられます。

ファイルの名前と、本文の外

本文を伏せても、ファイルの名前に応募者の氏名が入っていたり、メールの件名や本文に連絡先を書いていたりすると、伏せた意味が薄れます。PDF の文書情報（作成者など）や、職務経歴書の中の前職の社名・同僚の名前など、見落としやすい場所もあります。

Fuseji で伏せた写しを作る場合

Fuseji（伏字）は、PDF と画像（PNG・JPEG・HEIC）から、氏名・住所・電話番号・メールアドレス・生年月日などを候補として示し、選んだ部分を下の文字ごと焼き込む Mac アプリです。確認の画面では種類ごとに ON・OFF を切り替えられるので、たとえば連絡先だけを消して氏名は残す、といった選び方ができます。写真や本籍の欄のように範囲で消したいところは、ページの上でドラッグして囲めば候補に足せます。原本は変更せず、いつも別名で書き出すので、人事が持つ原本はそのまま残ります。

検出は「候補の提示」で、漏れがないことを保証するものではありません。最終的な確認は画面で行ってください。

使い終わった写しを残さない

指針は、収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置を求めています。募集・求人業務取扱要領は、この措置について「④には本人からの破棄や削除の要望があった場合も含まれる。」と書いています。面接官に回した写しや、メールに添付した PDF も、要らなくなったら残さないようにします。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データを削除し、または記録された機器・電子媒体等を廃棄する場合は「復元不可能な手段で行わなければならない。」としています。原本をいつまで保管するかは、会社の規程や専門家に確認してください。

手順のまとめ

  1. 集める段階で絞る：厚生労働省履歴書様式例などを使い、本籍・家族・住宅状況など適性と能力に関係のない事項を求めない
  2. 使い道を具体的に示す：「採用のため」だけでなく、何に使うかが応募者に分かる程度に具体的に示す
  3. 見せる範囲を決める：人事・面接官・配属先など、相手ごとに見る欄を決めておく。欄ごとの決まりは原文に無いので、会社が決めて説明できるようにする
  4. 見られる人を絞る：共有のフォルダや管理の仕組みで見られる人を限る。難しいときは、要らない欄を伏せた写しを回す
  5. 伏せたら確かめる：紙は透けていないか、PDF は文字を選んでコピーできないか、ファイル名や文書情報に氏名が残っていないかを見る
  6. 使い終わったら消す：回した写し・添付ファイルは、要らなくなったら復元できない方法で破棄・削除する

Fuseji は無料版でも、検出・確認・書き出し・剥がしテストまで使えます（書き出したファイルには透かしが入ります）。価格は 価格 にあります。

このページは、参考に挙げた法令と厚生労働省・個人情報保護委員会の資料の要点を整理したものです。条文や案内は見直されることがあります。個別の扱いは、都道府県労働局の案内や個人情報保護委員会のガイドラインを確かめ、専門家に確認してください。

参考